WordCamp USA si è svolto online venerdì scorso. Gli organizzatori hanno portato a termine un evento di un giorno di successo con un gruppo coinvolgente di relatori che hanno evidenziato argomenti importanti e tempestivi. C’erano 3.608 persone registrate per l’evento e il livestream ha avuto fino a 400 spettatori simultanei alla volta.

“Gli eventi online sono notoriamente difficili da ottenere statistiche sui partecipanti, in particolare un evento come WCUS 2021 in cui il pubblico è globale e copre così tanti fusi orari”, ha affermato l’organizzatrice di WCUS Cate DeRosia. “Molte persone guarderanno ciò che possono e cattureranno il resto nel loro tempo libero.

“Lo adoriamo davvero in quanto rende non solo un evento più accessibile, ma un’esperienza più educativa in quanto è così facile rivedere una sessione tutte le volte che un individuo ha bisogno.”

quando chiesto su Twitter Perché gli organizzatori dell’evento non hanno scelto di utilizzare una piattaforma di eventi più interattiva come Hopin o Veertly, l’organizzatrice Jen Swisher ha affermato che alcune delle piattaforme esaminate avevano problemi di accessibilità o costi proibitivi.

Come parte del trio di leadership per WCUS, Swisher ha affermato che il team aveva tre problemi su cui si è concentrato nella scelta di un luogo virtuale: costi, accessibilità e tempi di implementazione.

“Avevamo un budget di $ 30K”, ha detto Swisher. “Utilizzare una di queste piattaforme lo avrebbe raddoppiato al minimo. C’era anche una forte possibilità che avremmo dovuto affrontare costi aggiuntivi dalla nostra società di produzione per le nostre risorse attraverso di loro per apprendere questa nuova piattaforma e collegarla con le loro apparecchiature.

“Ciò avrebbe comportato tempo e risorse aggiuntivi spesi per la raccolta fondi o l’aumento dei costi dei nostri pacchetti sponsor. Ciò avrebbe costretto i volontari del team degli sponsor a fare il doppio del lavoro per ottenere la sponsorizzazione necessaria per finanziare altre piattaforme”.

Anche con la semplice configurazione di due livestream di YouTube, gli organizzatori hanno fornito un’accoglienza calorosa e accogliente ai partecipanti. Sono riusciti a portare un po’ di leggerezza durante questi tempi difficili, separati l’uno dall’altro. Swisher ha evidenziato alcune scelte deliberate fatte dagli organizzatori per dare all’evento di quest’anno una sensazione più leggera:

“Non abbiamo cercato di replicare l’esperienza di persona”, ha detto. “Fare la scelta di riconoscere attivamente che questo non è come gli eventi di persona in alcun modo ha dato a tutti il ​​permesso di pensare a questo evento in modo diverso. Lanciando “il libro” e partendo da zero, siamo stati in grado di “sognare” davvero per l’evento, invece di quello che avrebbe potuto essere”.

Invece di pianificare un grande evento di più giorni, gli organizzatori hanno optato per un solo giorno incentrato su un sottoinsieme più piccolo di argomenti. Hanno anche selezionato moderatori della chat e presentatori che avrebbero entusiasmato l’evento e dato loro l’autonomia di prendere decisioni al volo.

“Il team ha convenuto che un grande evento con più giorni e un gran numero di tracce sarebbe estenuante da pianificare ed estenuante per i partecipanti”, ha affermato Swisher.

Dopo WordCamp US 2020 è stato cancellato a causa dello stress pandemico e dell’affaticamento degli eventi online, il team organizzativo ha dovuto apportare alcune modifiche per evitare le insidie ​​dell’anno precedente. Gli organizzatori erano svuotati, sparpagliati e frustrati da compiti in ritardo e fattori di stress esterni. Il team WCUS 2021 ha ribaltato questa situazione per renderla una cultura più salutare per i volontari.

“Abbiamo promosso un’atmosfera in cui fare un passo indietro per prendersi cura di se stessi è stato fortemente incoraggiato”, ha detto Swisher. “Ciò ha portato a un team di persone ben riposate e in grado di gestire la responsabilità extra che deriva dalla pianificazione di un WordCamp”.

“Abbiamo dato alle squadre l’autonomia necessaria per portare a termine il loro lavoro. Il processo decisionale è stato preso in modo democratico, ma le decisioni che non hanno avuto un impatto sull’intero team non hanno coinvolto l’intero team, rendendo possibile muoversi in modo più agile”.

La selezione dei relatori è stata eccezionale quest’anno e le sessioni registrate saranno presto disponibili su WordPress.tv dopo che il team di produzione ha finito di caricarli. Nel frattempo, se non vedi l’ora di guardare o rivedere le sessioni ora, un partecipante, Marcus Burnette, ha pubblicato un post con collegamenti diretti alle registrazioni della sessione dalla diretta.