Stai cercando il modo migliore per ospitare e gestire un evento virtuale?

Forse ti piacerebbe tenere la tua prossima conferenza online o organizzare un webinar sui tuoi prodotti e servizi. Potresti essere preoccupato che sarà troppo costoso o che non avrai le conoscenze tecniche per realizzarlo.

In questo articolo elencheremo tutte le attrezzature sui servizi online di cui avrai bisogno e ti insegneremo tutto ciò di cui hai bisogno per ospitare un evento virtuale in WordPress. Inoltre, se la tua azienda non ha un sito web, ci occuperemo anche di quello.

Perché ospitare eventi virtuali?

Stai cercando di ospitare una conferenza per rafforzare la tua autorità nella tua nicchia o invitare gli utenti a un webinar in cui puoi dimostrare i tuoi prodotti e servizi? Puoi utilizzare il tuo sito Web WordPress come launchpad per eventi virtuali.

Un evento virtuale è un incontro online in cui le persone si connettono utilizzando computer e dispositivi mobili invece di incontrarsi nello stesso luogo fisico. Questi eventi possono variare da piccoli raduni a conferenze su vasta scala con migliaia di partecipanti.

Sono un buon modo per generare contatti , aumentare il coinvolgimento degli utenti e persino guadagnare denaro attraverso opportunità di sponsorizzazione, vendita di biglietti premium e offerta di abbonamenti a pagamento.

Ci sono molti vantaggi nel gestire questi eventi online. Non dovrai preoccuparti di pagare per la sede e i tuoi utenti non dovranno preoccuparsi del trasporto. Inoltre non sarai così influenzato dalle differenze di fuso orario.

Questi vantaggi significano che probabilmente avrai una maggiore partecipazione all’evento. Tuttavia, gli eventi virtuali sono anche più soggetti a problemi e difficoltà tecniche. Organizzare un evento richiederà sempre impegno, pianificazione e le giuste risorse, anche quando lo si tiene online.

Sei pronto per imparare come ospitare un evento virtuale utilizzando il tuo sito Web WordPress? Ti guideremo attraverso ogni passaggio.

Ecco una breve descrizione che puoi utilizzare per sfogliare facilmente l’articolo:

Configurazione del sito web dell’evento

Se hai già configurato un sito Web WordPress, puoi fare clic su Salta questa sezione . Se lo desideri, puoi semplicemente utilizzare il sito web della tua attività. Per i grandi eventi, potresti voler creare una landing page su un sito web separato.

Puoi guardare questo tutorial video o leggere la nostra guida passo passo su  come creare un sito Web WordPress  per iniziare.

Se hai un budget limitato, troverai alcune idee su come contenere i costi nella nostra guida su quanto costa davvero costruire un sito Web WordPress , come alternative gratuite ai plugin più diffusi.

Se hai appena iniziato, ti consigliamo vivamente di utilizzare  Bluehost  per ospitare il tuo sito web.

Offrono ai lettori WPBeginner un nome di dominio gratuito e uno sconto del 60% sull’hosting web. Fondamentalmente, puoi iniziare per $ 2,75 al mese.

Potresti anche voler vedere la nostra carrellata dei migliori temi WordPress per eventi e conferenze in modo da poter personalizzare il design del tuo sito.

Una volta configurato il tuo sito web, il passaggio successivo è scegliere e installare un plug-in per eventi.

Scelta e installazione di un plugin per eventi WordPress

Puoi aggiungere le funzionalità necessarie per ospitare un evento al tuo sito WordPress installando un plug-in per eventi WordPress . Il plugin che sceglierai dipenderà dalle tue esigenze, ad esempio se i tuoi utenti devono acquistare un biglietto o semplicemente registrarsi o RSVP per partecipare all’evento.

Dovresti iniziare decidendo se desideri visualizzare un modulo RSVP, un calendario degli eventi o una pagina di registrazione degli eventi sul tuo sito web.

Crea un modulo RSVP in WordPress

Se desideri semplicemente che i tuoi utenti rispondano al tuo evento, puoi utilizzare il plugin gratuito WPForms Lite per creare un semplice modulo RSVP sul tuo sito web.

Ciò ti consentirà di tenere traccia di chi parteciperà e di darti un’idea del numero di partecipanti che avrai.

Ti mostriamo come utilizzare WPForms per creare il modulo, aggiungerlo al tuo sito Web e verificare le risposte nella nostra guida su come creare un modulo RSVP in WordPress .

Per altre opzioni, consulta il nostro elenco dei migliori plugin RSVP WordPress per il tuo sito web .

Crea un semplice calendario degli eventi in WordPress

Un calendario degli eventi è un modo semplice per far conoscere ai tuoi utenti gli eventi che stai organizzando. A seconda del plugin che scegli, sarai in grado di visualizzare i tuoi eventi, consentire agli utenti di partecipare agli eventi, vendere biglietti, aggiungere e gestire luoghi e molto altro ancora.

Ad esempio, il Calendario degli eventi  è un sistema di gestione degli eventi ricco di funzionalità che semplifica l’aggiunta di tutti i dettagli dell’evento, inclusa una pagina separata per luoghi e organizzatori.

Hai più visualizzazioni diverse per visualizzare il calendario degli eventi sul front-end, inclusi giorno, settimana o mese. Puoi anche mettere in evidenza gli eventi per aumentare il coinvolgimento sugli eventi su cui desideri maggiore attenzione. 

Inoltre, puoi aggiungere filtri, in modo che i tuoi utenti possano trovare gli eventi esatti che stanno cercando e offrono diversi componenti aggiuntivi per la vendita dei biglietti.

Crea una pagina di registrazione dell’evento in WordPress

Se decidi di vendere i biglietti per il tuo evento, scoprirai presto che molti servizi di registrazione e biglietteria di eventi di terze parti addebiteranno una piccola commissione per ogni biglietto venduto.

Puoi evitare alcuni di questi problemi creando la tua pagina di registrazione degli eventi in WordPress. Ciò ti consentirà di  riscuotere direttamente pagamenti online  , archiviare le informazioni sui partecipanti sul tuo sito Web e utilizzare il tuo marchio durante la promozione dell’evento.

Puoi creare facilmente una pagina di registrazione dell’evento utilizzando WPForms .

La versione Lite gratuita supporta i pagamenti con carta di credito Stripe e puoi sbloccare metodi di pagamento aggiuntivi come PayPal, Square e Authorize.net aggiornando al  piano Pro .

Per iniziare, consulta la nostra guida su come creare una pagina di registrazione di un evento in WordPress .

Creazione di una pagina di destinazione per il tuo evento

Ora che hai un modo in cui gli utenti possono farti sapere che parteciperanno al tuo evento, dovresti creare una landing page. Questa è una pagina progettata con cura che consente ai tuoi visitatori di conoscere il tuo evento e li incoraggia a registrarsi.

Dovrebbe contenere un chiaro invito all’azione collegato al modulo RSVP, al calendario degli eventi o alla pagina di registrazione dell’evento che hai creato.

Sono disponibili molti plugin per la pagina di destinazione di WordPress . Se stai cercando un’opzione gratuita, ti consigliamo la versione gratuita di SeedProd . Man mano che le tue esigenze crescono, puoi passare al molto più potente SeedProd Pro per avere molte più opzioni.

Nella nostra guida su come creare una landing page con WordPress , ti mostriamo come utilizzare le tre migliori soluzioni per creare landing page in WordPress. Questi costruttori di pagine di destinazione sono facili da usare, ottimizzati per la velocità e convenienti per le piccole imprese. Puoi scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Troverai anche suggerimenti utili su come rendere più efficace la tua landing page nella nostra guida su come aumentare le conversioni della tua landing page del 300% .

Una volta che hai una landing page per il tuo evento, puoi iniziare a promuoverlo. Puoi iniziare collegando la pagina di destinazione del tuo evento nella newsletter via email e nei social media .

Ottenere la giusta attrezzatura audio e video

A meno che tu non abbia un budget molto limitato, tu e i relatori dell’evento non dovreste utilizzare la webcam e il microfono integrati nel computer. I tuoi utenti noteranno immediatamente la bassa qualità audio e video e potrebbero decidere di non partecipare a eventi futuri.

La scelta più importante dell’attrezzatura sarà il microfono. Ti consigliamo di scegliere un microfono USB in modo da poterlo collegare direttamente al computer senza la necessità di dispositivi aggiuntivi. Ecco tre scelte popolari di microfoni:

• Il Samson C01U  è un buon microfono USB entry-level.
• Rode NT-USB è un microfono USB di alta qualità dotato di supporto da tavolo e filtro anti-pop.
• L’ Heil PR-40  è quello che usano i professionisti. Ha la connessione XLR standard anziché USB, quindi dovrai acquistare un cavo da 3,5 mm a XLR , un’interfaccia audio o anche un mixer.

Il tuo microfono suonerà meglio se acquisti qualche altro articolo, come un braccio del microfono, un supporto antiurto e un filtro anti-pop. Ad esempio, se utilizzi il microfono Rode NT-USB, avrai bisogno del supporto antiurto Rode SM6 con filtro anti-pop integrato e braccio Rode PSA1 .

Il  kit Rode Podcaster  ha un buon rapporto qualità-prezzo e viene fornito con un braccio per microfono e un supporto antiurto, e lo usiamo su WPBeginner.

Se non vuoi acquistare tutta la tua attrezzatura in una volta, potresti utilizzare la webcam integrata mentre inizi, ma probabilmente otterrai una qualità video migliore dalla fotocamera del tuo smartphone.

Dovrai montare il telefono su un treppiede e il supporto GripTight GorillaPod PRO  è una buona opzione per qualsiasi tipo di telefono. Ha gambe regolabili che possono essere fissate a qualsiasi superficie.

Eventualmente, puoi eseguire l’aggiornamento a una webcam 4K come Logitech BRIO Webcam . Questa fotocamera è perfetta per le videoconferenze e si aggancia facilmente a qualsiasi computer. Ha un’eccellente qualità video anche in condizioni di scarsa illuminazione.

Avrai anche bisogno di cuffie decenti in modo che l’audio degli altoparlanti non venga captato dal microfono. Le cuffie che si collegano sono più affidabili delle cuffie Bluetooth. Una buona opzione è la  Sony MDR7506 .

Scelta e integrazione di un servizio di videoconferenza

Dovrai scegliere un servizio online che ti permetta di organizzare eventi virtuali. Puoi controllare il nostro elenco delle migliori piattaforme software per webinar e confrontare le loro caratteristiche in modo da poter scegliere la migliore piattaforma webinar adatta alle tue esigenze e al tuo budget.

Riteniamo che  GoToWebinar ,  LiveStorm e  EasyWebinar  siano buone opzioni perché offrono tutte le potenti funzionalità di webinar di cui hai bisogno con streaming video di alta qualità e piani tariffari convenienti.

Se hai appena iniziato, ti consigliamo  Zoom perché è facile da usare, ben noto e ottimizzato per i dispositivi mobili. Zoom ti consente di pianificare le riunioni in anticipo e fornisce un collegamento univoco per ogni evento che puoi condividere con i partecipanti e includere nel tuo sito web.

È anche facile integrare Zoom con WordPress, ma per farlo è necessaria almeno la  versione Pro di Zoom  e il  componente aggiuntivo Zoom webinar  . Esiste una versione gratuita, ma per impostare l’integrazione è necessario disporre di un account a pagamento.

Dovrai configurare Zoom correttamente e quindi connettere il tuo account al tuo sito Web WordPress. Dopo averlo fatto, puoi impostare un flusso di lavoro utilizzando Uncanny Automator per registrare automaticamente i tuoi utenti su Zoom una volta che si registrano o acquistano un biglietto.

Per sapere come connettere Zoom al tuo sito web passo dopo passo, consulta la nostra guida dettagliata su come integrare facilmente riunioni e webinar Zoom in WordPress .

Esecuzione dell’evento

Prima che tu te ne accorga, arriverà il momento di organizzare il tuo evento. Se hai scelto la piattaforma software per webinar giusta, avrai tutte le funzionalità di cui hai bisogno, oltre a video e audio affidabili e di alta qualità.

Potrai includere più relatori e ospitanti e condividere il tuo schermo con i partecipanti per dimostrazioni.

Ti consigliamo di disattivare l’audio di tutti per impostazione predefinita. Tuttavia, utilizzando la funzione di chat integrata nella tua piattaforma, i partecipanti potranno interagire con te e tra loro durante l’evento.

Potranno anche porre domande e rispondere e potrai chiedergli di compilare sondaggi per fornirti feedback. Consigliamo UserFeedback di MonsterInsights per questo tipo di interazione.

Seguito dell’evento

Una volta terminato l’evento, dovresti ricontattare i partecipanti il ​​prima possibile, quando sono più interessati e l’evento è ancora fresco nelle loro menti.

Poiché hai i dettagli di contatto da quando si sono registrati, puoi inviare loro un’e-mail di follow-up. In quell’e-mail puoi chiedere il loro feedback. Potresti seguire la nostra guida su come creare un modulo di sondaggio in WordPress .

Puoi proseguire con ulteriori e-mail per informarli degli eventi che hai in programma e per valutare il loro interesse per diversi argomenti creando un sondaggio interattivo .

La maggior parte dei servizi webinar ti consentirà di registrare l’evento e alcuni possono persino creare trascrizioni. Ciò consentirà agli utenti che non hanno potuto partecipare all’evento dal vivo di vedere il contenuto.

Infine, la maggior parte dei servizi webinar include analisi utilizzabili in modo da poter vedere cosa funziona e cosa no. Ti mostreranno chi ha partecipato, valuteranno l’interesse del pubblico, elencheranno le domande poste e altro ancora. Ciò ti consentirà di ottimizzare il tuo evento in futuro per ottenere il massimo delle conversioni.

Ci auguriamo che questo tutorial ti abbia aiutato a imparare come ospitare un evento virtuale in WordPress. Potresti anche voler consultare la nostra guida su come aggiungere parole chiave e meta descrizioni o la nostra selezione di esperti dei migliori plugin di social media per WordPress .

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